Bài eC3a: Hướng dẫn tạo Hợp đồng điện tử trên phần mềm eContract không sử dụng Hồ sơ mẫu - Bkav Corporation - econtract.vn

Lưu ý: Bài hướng dẫn gồm 6 bước, Bạn có thể thực hiện xong trong vòng từ 5 đến 7 phút.

Để tạo Hợp đồng điện tử trên hệ thống Bkav eContract, bạn có thể thực hiện theo 2 cách:

• Tạo hồ sơ không dùng Hồ sơ mẫu
• Tạo hồ sơ có sử dụng Hồ sơ mẫu

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo Hợp đồng điện tử không sử dụng Hồ sơ mẫu, để thực hiện bạn thao tác theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập và đăng nhập (1) vào hệ thống Bkav eContract tại địa chỉ https://van.econtract.vn sau đó nhập Tên đăng nhập và Mật khẩu rồi bấm Đăng nhập.

Bước 2: Bấm Quản lý Hồ sơ, bấm Hồ sơ gửi đi (2). Hệ thống hiển thị Danh sách hồ sơ gửi đi bấm Tạo hồ sơ (3)

Bước 3: Trên giao diện Tạo Hồ sơ hệ thống sẽ tự động chọn mục Sử dụng Hồ sơ mẫu:

• • Hệ thống hiển thị giao diện Tạo Hồ sơ – Thêm Văn bản
  • Tick chọn Không sử dụng (4) tại dòng Hồ sơ mẫu
  • Nhập Tên hồ sơ (5)
  • Chọn Hạn ký (6) (Có thời hạn hoặc Vô thời hạn)

• • Bấm Thêm văn bản (8) bằng cách tải file

Lưu ý: Hệ thống tiếp nhận file có dung lượng nhỏ hơn 50MB và các loại file sau:

• File văn bản (file có phần mở rộng .xls; .xlsx; .csv; .doc; .docx; .pdf...)
• File ảnh (file có phần mở rộng .jpg; .jpeg; .png; .svg...)

Hệ thống sẽ tự động chuyển file đã chọn sang file có phần mở rộng .pdf

• • Sau khi thêm, hệ thống hiển thị văn bản được thêm tại Danh sách văn bản:

• • Xem nội dung văn bản bằng cách bấm vào hình hoặc bấm vào hình để xóa bỏ văn bản đã thêm.
  • Khi hoàn tất việc thêm văn bản bạn bấm Tiếp tục (9) để chuyển sang bước tiếp theo:

Bước 4: Sau khi bấm Tiếp tục hệ thống chuyển sang giao diện Tạo Hồ sơ – Thêm Đối tượng ký hồ sơ.

• • Tại giao diện Thêm đối tượng ký hồ sơ, chọn Thêm đối tượng ký để thêm từng đối tượng ký
  • Hệ thống hiển thị giao diện như sau:

• • Mặc định hệ thống sẽ chọn Loại đối tượng ký là Đơn vị của tôi. Bạn cần chọn Tên đối tượng ký (10) và Hình thức ký/Xác thực (11)

• • Có các hình thức ký/xác thực như sau:
    • OTP: Là hình thức ký số xác thực qua tin nhắn SMS của điện thoại.
    • HSM: Là hình thức ký số bằng CKS lưu trên hệ thống servers.
    • USB Token: Là hình thức ký số bằng USB Token.OTP

• • Bấm Ghi lại và thêm tiếp (12), đối tượng vừa Ghi lại sẽ được thêm vào danh sách đối tượng ký, đồng thời hệ thống hiển thị giao diện cho thêm Đối tượng ký tiếp theo:

• • Sau khi thêm xong các chữ ký trong Đơn vị, bạn tạo chữ ký cho Đối tác bằng cách tick chọn Loaik đối tượng ký là Đối tác (13) và thực hiện tương tự.

• • Để hoàn tất việc Thêm đối tượng ký, Bạn chọn Ghi lại và Đóng (14).

• • Sau khi đã thiết lập xong thông tin các Đối tượng ký, Bạn có thể sắp xếp lại thứ tự Chữ ký theo thứ tự Bạn mong muốn, rồi bấm Tiếp tục (15) để hoàn tất.

Bước 5: Sau khi bấm Tiếp tục ở giao diện Thêm Đối tượng Ký hồ sơ, hệ thống hiển thị giao diện Thiết lập Vị trí chữ ký và Thứ tự ký.

• • Bạn chọn văn bản cần xem và thiết lập chữ ký (16). Lúc này hệ thống tự điền chữ ký vào các vị trí theo thứ tự đã thêm.

• • Để sửa chữ ký, bạn chọn biểu tượng hình :

• • Hệ thống hiển thị giao diện như sau:

• • Bạn có thể tùy biến tạo chữ ký hiển thị trên Văn bản bằng 3 cách: Vẽ Chữ ký, Tải Chữ ký, Thiết kế Chữ ký (17). Sau khi cập nhật xong mẫu chữ ký bạn bấm Ghi lại (18) để lưu mẫu chữ ký vừa tạo và chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 6: Sau khi hoàn thiện các chữ ký của từng Văn bản trong Hồ sơ, Bạn chọn Thứ tự ký (19) ở góc dưới bên trái màn hình để Hiển thị chi tiết danh sách Thứ tự ký.

• • Mỗi dòng Thứ tự ký tương ứng với một lượt ký. Để đảm bảo người ký chỉ cần ký một lần văn bản, trong một số trường hợp bạn sẽ cần sắp xếp lại các thứ tự ký.
  • Di chuyển chuột vào chữ ký cần thay đổi thứ tự ký. Sau đó giữ và kéo thả vào dòng tương ứng của Thứ tự ký mong muốn:

Bước 7: Khi đã chỉnh xong thứ tự ký Bạn bấm Chuyển ký (20) để hoàn tất Hồ sơ và chuyển ký tới bên liên quan

Như vậy bạn đã hoàn thành việc tạo Hợp đồng điện tử không sử dụng văn bản mẫu trên hệ thống Bkav eContract.